時間を有効活用したいあなたへ贈る、ビジネスメールの書き方

この記事はCAMPHOR- Advent Calendar 2017 6日目の記事です。

はじめに

メールを書く時間が短くなれば、その分好きなことができる

お久しぶりです、skstmrty(@marty1martie)です。 大阪大学で大学院生として研究する傍ら、今年の4月からIT系学生コミュニティCAMPHOR-で運営メンバーとして活動しています(経緯はこちらから)。 最近特に、CAMPHOR-を通じて企業の方と交流したり、はたまた自分の研究関連で外部の教員・学生とやりとりしたりしたりすることが増えました。その際にかかせないコミュニケーションツールである"メール"について今回はお話したいと思います。

皆さんはメール作成にどれだけの時間を割いているか、考えたことはありますか?メールの作成というのはその行為自体に生産性、創造性がありません。メール作成に時間を取られる分、自分のやりたいことをする時間は削られていきます。半日メール返すだけで終わっちゃったとか、嫌ですよね。これから記すことはメールを早く書くコツというより、私の経験からこれだけ気をつけていれば最低限印象の悪くならないメールが短時間でかけると思うポイントです。皆さんのお役に立てば、幸いです。

ポイント1:まずはスピード、巧遅よりも拙速

思い立ったらすぐに書いて送ろう

何事もそうですが、すぐにできる小事はさっさと終わらせたほうが楽です。 というのも、相手から届いたメールを見たとき、もしくは「あの人にメール送らなきゃな」と思ったとき、その時点から「メールを作成する」という作業に脳の一部が使われます。たとえ現状5分でメールを作成する能力があっても、前日に閲覧したメールに対する返信であれば、メールのことを考えている時間は1日+5分になってしまいます。メールを早く作成するのは時間を節約して自分のやりたいことを思いっきりするためなので、閲覧して返信が必要であれば即作成にとりかかりましょう。

もう1つ、スピードを重視する理由があります。メールはコミュニケーションなので、連絡が早ければ早いほど相手からの印象は良く、やり取りはスムーズになります。私は連絡をもらったら大体その日に返信します。ちゃんとした返事が遅くなる場合は取り急ぎとして、その旨を返信するようにしています。連絡が遅いとどれだけ文章を丁寧にしても意味はありません。メールは多少不安があっても早く書いて、送信しましょう。

ポイント2:感謝の気持ちで文章を包む

メールを通じて、お互いが気持ちのいい関係を築けたら最高です。メールは他のコミュニケーション方法に比べて、文面のみから送り主の人間性が判断されてしまうので、悪い印象をもたれない工夫が必要です。 私は何かあれば必ず、ありがとうございます、感謝いたします、と感謝を伝えるように心がけています。当たり前なことのようですが、メールでは明示して書かないと伝わらないので意識的に行っています。感謝の気持ちを繰り返し伝えれば、いい印象にならずとも悪い気持ちになる人はいないでしょう。加えて、気持ちを文面に入れることで人間味が感じられるビジネスメールになります。自分の中でいくつか感謝の気持ちを伝えるフレーズを用意しておいて、感謝のメッセージで文章を包んであげてください。

ポイント3:敬語の使い方

ビジネスメール作成に時間が取られる大きな理由はおそらく、敬語が正しいか、相手に失礼な人間だと思われていないか考えているからだと思います。これらに配慮するすることはコミュニケーションに重要ですが、時間をとられすぎるのは考えものです。使い所を分けるために、私は以下の2点に気をつけています。

立場を明確にする

自分は何かを相手に与えるのか、相手からもらうのか立場を考えてみてください。 与えるというのは実際の例だと、自分がもっている物品や情報を送る、自組織の設備を相手に貸す、などです。もらうのはその逆で、多くは依頼ですね。もし自分が何かをもらう立場であれば、普段よりへりくだった文章にします。「〜してください」だったら、「〜していただければ幸いです」に変えます。このような語尾には、「幸いです」「嬉しいです」「助かります」などを私はよく使います。一方、自分が与える側であれば敬語は丁寧語とすこしの謙譲語・尊敬語くらい、必要最小限でいいと思います。

事実にへりくだりはいらない

敬語を使いすぎると、結局何が言いたいのかわからない文章ができあがる、ということが多いです。敬語は、文章において気持ちを伝える修飾です。飾りと中身が半々の長文を読んで、何が言いたいのか理解するには相手もエネルギーを消費してしまいます。これを避けるために、私は事実に関しては丁寧語のみで済ませることが多いです。例えば、「そちらに伺いたいのですが、いつ都合がいいですか?」と聞かれて「木曜日に来てくださると嬉しいです」は冗長なので、「木曜日は対応可能です」とだけ返します。事実というのは、ここでは自分も相手も変更ができない事柄を想定しています。事実に気持ちを入れてもあまり意味はないと思われますので、省きましょう。

さいごに

以前、効率のいいビジネスメールの書き方を調べたこともありますが、大方は考えるべき要点が多すぎて何から気をつけたらいいのか、よくわかりませんでした。ビジネスメールに慣れていない方は手始めに以上のポイントを考えてみて、余力があれば工夫の幅を広げて効率的かつ円滑なコミュニケーションを実現してもらえたらな、と思います。さいごに著者は学生ですので、すでにバリバリメールをさばいていらっしゃる社会人の方は温かい目でこの記事を見てくださるとうれしいです。ここまで読んでくださり、ありがとうございました。